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员工新卡的注册使用，必须使用智能一卡通管理系统发卡机进行注册登记后才能激活使用，一卡通门禁系统以数据库和非接触式卡为核心，以计算机技术和通信技术为辅助手段，将某范围内的各项基本设施连接成一个有机的整体，系统管理者和投资者可通过同一数据库和软件平台方便地操控各种数据、实现管理，最大限度地提高管理效率，达到办公自动化，实现更高的投资回报率；可大大改善目前校园中大量人员的证件、档案、食堂售饭等孤立管理，各部门之间管理孤岛，造成人力和财力的浪费且工作效率低的状况。
一卡通门禁系统最根本的需求是"信息共享、集中控制"，因此系统的设计不应是各单个功能的简单组合，从统一网络平台、统一数据库、统一的身份认证体系、数据传输安全、各类管理系统接口、异常处理等软件总体设计思路的技术实现考虑，使各管理系统，各读卡终端设备综合性能的智能化达到最佳系统设计。非接触式IC卡系列管理系统，一张卡就可以完成开门、停车、考勤、就餐、消费、会议签到、借书、用水、用电等公共设施使用的各项活动，使众多学校摆脱繁琐、低效的管理，把更多精力投入到科研、教学和学习中。
智能一卡通管理系统信息化是当今社会发展的趋势，是积极推进国家信息化是我国国民经济和社会发展的重要战略举措，具有储值功能的智能IC卡一卡通越来越接近于人们的日常生活和学习，常见的智能一卡通按功能可分为智能大厦一卡通、小区一卡通以及其他的应用于不同行业具有行业特点的一卡通等。
所谓智能一卡通管理系统就是在同一张卡上实现多种不同功能的智能管理系统，一张卡可通行很多的设备，而不是不同功能有不同的卡，不同的机在不同的卡上使用。一卡通首先要求读卡的读写设备必须与这张卡一致；其次要求这张卡必须具有多分区及密码校验，保证彼此的独立性、安全性、实用性。
智能一卡通的主要特征是利用IC卡芯片的特性在其所在的区域内实行一卡通通行和使用，它可以实现人们的门禁系统通行、考勤管理系统、员工饭堂消费系统、宿舍水控管理、超市购物、停车场管理收费、乘坐电梯及保安人员的巡更管理系统等，还可以拓展到很多需要认证管理的领域，使人们充分享受到高新科学技术为日常工作和生活、学习等方面带来的种种便利和安全。